Introducción
Soy Aspirante a la Ingeniería en
Gestión Industrial y voy a exponer un caso que se da en los suministros en
obras civiles. Este caso lo vi en mi anterior trabajo cuando estaba en un
proyecto de instalación industrial que realizaba una empresa contratista en la
industria automotriz y también lo he observado en mi actual trabajo, donde
gestiono administrativamente varios proyectos de obra civil de remodelación y
aperturas de sucursales en un banco. Lo elegí porque es algo que veo
diariamente en mi vida laboral y nos da una idea como futuros ingenieros sobre
qué es una obra civil y los problemas que pueden presentarse, además de qué es uno de los principales problemas en este giro
y cómo afectan esta situación a los proyectos.
En los proyectos de obra civil, durante
su desarrollo, continuamente se hace la adquisición de diversos suministros
para completar el proyecto o proyectos como material eléctrico, tubería,
tornillería, etc., para completar los trabajos de estructura, instalación
eléctrica, aire acondicionado y voz y datos.
El contratista de la obra
adquiere los suministros por su cuenta o por medio de la empresa que lo contrata
para hacer los trabajos. En muchas ocasiones se pide material duplicado o
material innecesario que al final de la obra se convierte en gastos y mermas el
cual muchas veces no se puede usar en otros proyectos porque no todos los
proyectos son iguales, o si puede usarse, pero no en su totalidad. O el
contratista hace falta de su ética y deshonestidad y no usa el material
comprado.
Objetivo General: Determinar como no tener claro lo que se requiere de un
proyecto o la falta de supervisión hace que se compre material innecesario o
extra que tal vez nunca se use o tenga que enviarse a otro proyecto, y se
vuelva un gasto innecesario.
Objetivos Específicos
Determinar porqué se compra
material innecesario y cómo verificar lo que realmente se necesita en un
proyecto.
Tener una visión clara del
proyecto y estructurarlo en una forma adecuada.
Revisarlo con tiempo para que
determinar el tipo de suministros necesarios.
Metodología
Me enfoqué a buscar material
especializado que proviniera de empresas del ramo o material académico que se
relacionara con el suministro o el tema de obra civil.
Conforme empecé a buscar material, encontré un artículo de una
revista de negocios, un contrato de una empresa energética sobre la relación
con sus contratistas (suministros y obra), una tesis de grado sobre la
problemática de las obras civiles en empresas colombianas (pero que contiene
mucha información que es actual, al menos en este medio), formatos de
requisición de suministros y catálogos de conceptos de obras civiles en dos
universidades, un artículo de una empresa constructora muy importante en México
que hablaba de como buscaba la excelencia en materia de suministros y un
artículo de una alumna de una universidad que hablaba sobre el almacenaje y su
importancia en la logística, además tres videos y tres imágenes.
También realicé una entrevista a un Project Manager de proyectos
de obra civil y encuestas a Aspirantes de Gestión Industrial y otras
ingenierías para saber su conocimiento sobre el tema.
Resultados
¿Qué tema investigué y qué pregunta
traté de responder? El problema de suministros y obras civiles y cómo afectan
al inicio, desarrollo y la finalización de los proyectos.
¿Qué información utilicé?
Tesis de grado, revistas especializadas,
Formatos de requisición de material y catálogo de obras de proyectos de obras
civiles en dos universidades, un artículo en el blog de una empresa muy
importante en el ramo y un artículo de un blog universitario que hablaba del
tema.
¿Cuán confiables fueron mis fuentes?
Muy
confiables porque las tesis, parcial o totalmente, se
enfocan a desarrollar el proyecto en base a las fuentes investigadas y a
enfocarlas en el desarrollo del problema. También revistas especializadas son
confiables porque los que escriben los artículos son personas con experiencia
en sus ramos. Además es muy importante que las fuentes utilizadas se enfoquen
al menos al 90% del problema planteado en el proyecto.
¿Los hechos que reporte en el informe
están basados información fidedigna?
Si
¿Qué conceptos o ideas de las que he
investigado son las más importantes?
Cómo este problema afecta a todo el
proyecto y a otros, los tiempos de entrega y la colocación incorrecta de
pedidos.
¿Cuál es mi punto de vista?
Cuando no llega cierto material
importante, la paralización parcial o total de la obra y hay que trabajar a
marchas forzadas, porque en mi empresa se puede retrasar la fecha de inicio de
la obra, pero la fecha de finalización de la misma no. Entonces hay que
trabajar a marchas forzadas.
¿A qué conclusiones estoy llegando?
Cuando el contratista haga la comanda
evaluar si está en el catálogo autorizado de proveedores y de suministros, en
que parte se va a utilizar, los tiempos de entrega, cómo afectará al proyecto,
si se puede retrasar la obra, etc.
En conclusión si se deben evaluar estos
puntos, principalmente si la obra va muy avanzada y el suministro no ha sido
autorizado, o ya se pidió y el proveedor no lo ha entregado.
¿Qué implicaciones se derivan de mis
conclusiones?
Mayor organización administrativa en los
distintos proyectos para cumplir con los objetivos.
¿Necesito más información antes de
emitir una conclusión?
No.
¿Cómo estoy interpretando información?
Por medio de vivencia diaria en mi
trabajo y lo que vi en mi anterior empleo.
¿Cómo construí mis argumentos?
Por medio de la experiencia y validando
mis argumentos consultando fuentes de información fidedigna.
Conclusiones y recomendaciones
Revisar
las comandas de suministros, tiempos de entrega, tiempos de desarrollo del
proyecto, inicio y fin de proyecto, utilidad del suministro, cambios en los
planos arquitectónicos, posibles fallas que pudieran surgir, etc.
Referencias y Fuentes de Consulta
Documental
Rangel, G. (s.f.). 4 malestares en la
cadena de suministro de retail. Forbes México. Recuperado de: https://www.forbes.com.mx
Arce, S. (2009). Identificación de los
principales problemas en la logística de las empresas constructoras bogotanas y
propuesta de mejoras. (Tesis de grado). Recuperado de: http://javeriana.edu.co
Sintec. (2012, enero, 07). Cadena de
suministro Herdez. (Entrada en blog). Recuperado de: http://www.sintec.com/p_innovador/cadena-de-suministro-de-herdez-del-fuerte-impacta-en-ventas-y-utilidades-2/
Imágenes
Gestión Estratégica de Compras (2017).
Reingeniería del proceso de compras. (diagrama). Recuperado de: http://gestionestrategicadecompras.blogspot.mx/
Poveda, D. (2017). Demand Driven MRP,
DDMRP La frontera del conocimiento en diseño, planeación y ejecución de cadenas
de suministro. (Diagrama). Recuperado de: http://approlog.org
Sintec. (s.f.). Consultoría en cadena de
suministro. (dibujo). Recuperado de: http://www.sintec.com/consultoria/consultoria-en-cadena-de-suministro/?p_id=&id=301
Videos
Farfán, R. (2014, mayo, 03). Cadena de
suministros como factor de Competitividad. (Archivo de video). Recuperado de: https://prezi.com/c5ljnrzu7h4_/cadena-de-suministros-como-factor-de-competitividad/
Rosas, I. (2016, septiembre, 10).
Planeación total- manejo de cadena de suministros Ejemplo 1. (Archivo de
video). Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=YY5paUM3qPQ
Biopharmaceutical
(2015, abril, 29). Planeación de la demanda en la cadena de suministro.
(Archivo de Video). Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=QKxiR3Uq4G0
Anexo 1
Bitácora
Empresa: Institución
financiera
Área: Proyectos
Descripción: Proyectos de
remodelación y nuevas sucursales
Observaciones
En esta área se realizan proyectos de obra civil para remodelaciones
y nuevas sucursales.
Es un área divisional que con varios estados de México a cargo.
Actualmente hay varios proyectos en proceso.
Se observó la gestión administrativa del área.
En la gestión administrativa se realizan:
Compras de suministros y órdenes de para nuevos proyectos
Pago de estimaciones y de compras
Presupuestos
Asignaciones de contratistas
Revisiones periódicas de los avances de los proyectos
Es un área de mucho movimiento porque hay varios proyectos en
proceso, y gran parte de las funciones del puesto se realizan casi diariamente.
Se revisan las estimaciones de obra y la entrega de suministros
a los diversos proyectos para tramitar los pagos.
En las órdenes de compra se revisan las comandas proporcionadas
por los contratistas para hacer pedidos. También se revisa si se puede comprar
directamente o se necesita una autorización previa. Todas las órdenes deben aprobadas por el jefe
inmediato y financiero.
En las asignaciones de contratistas se revisan que tengan
contratos vigentes y estén equilibrados en número de proyectos.
De 1-3 veces por semana hay revisiones de los proyectos tanto en
la gestión administrativa como en la parte de obra.
En conclusión se observa mucho movimiento en el área, aunque es
un área pequeña hay muchos procesos y proyectos. La parte administrativa es un
parte del proceso muy importante porque gestiona pagos, compras, presupuestos,
expedientes para muchos proveedores y es un área que debe tener mucho control
para no caer en retrasos que afecten seriamente el inicio y desarrollo de los
proyectos y se puedan concluir exitosamente.
Anexo 2
Entrevista
Empresa: Institución
Financiera
Puesto: Analista
Administrativo de Proyectos
1. ¿Qué tipos de actividades
realiza?
Compras de suministros, asignaciones de proveedores, pagos a
proveedores, presupuestos y control de expedientes.
2. ¿Cuál ha sido tu
desempeño en la empresa?
Excelente, ya que me ha permitido aprender todo lo relacionado
con mi área, y aprender a administrar varios proyectos al mismo tiempo.
3. ¿Te gusta tu trabajo?
Si porque es un área con mucho movimiento, siempre se aprende
algo nuevo y porque me permite estar en contacto con otras personas en la
empresa.
4. ¿En cuál de los
procesos de tu área laboral hay áreas de oportunidad?
En la compra de suministros y asignación de proveedores
5. ¿Por qué?
Porque son compras con montos muy grandes por el tipo de
servicio que brinda mi área y dependemos mucho de las autorizaciones,
principalmente para ciertos suministros y asignación de proveedores, las cuales
pueden tardar de 5-15 días en llegar y esto atrasa la ejecución del
proyecto. En la asignación de
proveedores es lo mismo ya que se verifica que haya contrato vigente, se
autorice la prestación de sus servicios y se verifica que no tenga más
proyectos asignados que otros proveedores que nos prestan los servicios.
6. ¿Cuáles son tus áreas
de oportunidad?
La organización principalmente, ya que hay que gestionar varios
proyectos al mismo tiempo y hay días donde haces varias cosas al mismo tiempo:
pagos y suministros, lo que ocasiona retraso de un día o dos. También cuando le
pido información al contratista sobre comandas o presupuestos de sus servicios,
los entregan de 3-5 días lo que ocasiona también retraso en la captura en
sistema.
En la revisión de las comandas y presupuestos también se revisa
cuando se solicitan ciertos equipos especiales o el presupuesto es mayor al
monto asignado. Y en esos casos se envía a revisión al corporativo y se incluye
en un global cuya autorización puede tardar hasta un mes.
7. ¿Has tenido algún
problema con los procesos de entrega de suministros?
Sí, porque ciertos suministros se tienen que fabricar y
dependiendo del proveedor el tiempo se puede extender hasta 6 u 8 semanas.
8. ¿Fuiste capacitado en
tu puesto de trabajo?
Si, principalmente en las políticas y al realizar ciertos
procesos, pero al menos un 60% lo he aprendido sobre la marcha.
*Debido al tipo de empresa y sus políticas, no se pone el nombre
de la misma ni el nombre del empleado.
Anexo 3
Encuestas
Objetivo: En esta actividad se desarrolló una encuesta con preguntas muy
específicas pára conocer la opinión de otros compañeros aspirantes al curso
propedéutico de acuerdo al problema planteado en esta actividad.
Tipo de encuesta: Encuesta rápida de opinión con preguntas de opción múltiple,
selección de varias respuestas y una pregunta de opinión.
Muestra: 20 personas
Encuestas realizadas: 22
Población: Aspirantes del Grupo del Curso Propedéutico y Aspirantes a la
carrera de Gestión Industrial de la UnADM
URL encuesta:
El 45.5% de los
entrevistados están en un rango de edad de 35-45 y el 13.6% de los entrevistados
tienen más de 45 años.
El 90.9% de los
entrevistados conoce o tiene noción de lo que es un proyecto civil y el 9.1% no
sabe qué es.
El 54.5% considera que el
presupuesto es lo más importante en una obra civil y el 45.5% considera que
todas las opciones planteadas son importantes.
El 100% de los
entrevistados considera que las compras es fundamental en el desarrollo del
proyecto.
El 45.5% considera que los
mayores problemas a la hora de comprar son la disponibilidad del producto y el
tiempo de entrega y el 18.20% considera que un problema es el producto
innecesario en el proyecto.
El 50% consideraría a la
hora de comprar suministros la planeación y el 13.6% la importancia de los
suministros en el proyecto.
De acuerdo a las
respuestas planteadas considero que todas las respuestas son importantes por el
tipo de comentarios pero principalmente destaco: la planeación, la anticipación
en la compra de pedidos, control, autorización, tiempos de entrega y
disponibilidad del material.
En conclusión:
El 90% de las personas
sabe que es un proyecto de obra civil
El 45% dice que lo más
importante en un presupuesto es el proyecto.
El 45% de los encuestados
está en un rango de 35-45
El 45% considera que los
principales problemas son el tiempo de entrega y disponibilidad del producto.
Para los entrevistados la
planeación, la anticipación, los tiempos de entrega y disponibilidad del
material, ayudarían a mejorar el proceso de compra de suministros.
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